Dans le sillage de la loi de 1978 Informatique et libertés, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) encadre l’utilisation des données personnelles des européens.
La collecte des données est encadrée par des principes tels que :
- La finalité : les données sont collectées pour une raison précise légale et légitime.
- La minimisation : Les données recueillies doivent être strictement nécessaires à la raison de leur collecte.
- La conservation limitée : Le stockage des données doit être limité et défini en fonction du but du traitement.
- La sécurité et la confidentialité : Des moyens doivent être déployés pour sécuriser l’accès aux données et garantir leur confidentialité.
Au niveau RH, le sujet est sensible car les outils SIRH intègrent des données personnelles permettant l’identification des salariés (identité, numéro de sécurité sociale, adresse) et ce, à divers moments de la vie du salarié.
Dans ce contexte, le traitement des données se justifie dans le cadre de l’exécution du contrat de travail mais également au regard des obligations légales de l’employeur.
Il convient d’étudier rigoureusement le besoin de collecte, l’accessibilité des données et la nécessité de les conserver.
En règle générale, la durée de stockage des données varie en fonction des domaines RH :
- Recrutement : 2 ans après le premier contact avec le candidat
- Gestion administrative : 5 ans en archivage intermédiaire
- Gestion des temps : 5 ans après le départ du salarié
- Bulletins de salaire : 5 ans format papier 50 ans format électronique
- Mesures disciplinaires : 3 ans
Le changement d’outil SIRH est l’occasion de se poser ces questions et notamment dans le cadre de la reprise de données.
Chez Swann, nous sommes certifiés RGPD et nous accompagnons nos clients dans les règles définies par la législation en vigueur, en utilisant un outil développé par nos équipes et une méthodologie éprouvée.
Vous voulez en savoir plus sur notre outil et nos offres de services ? Contactez-nous à l’adresse contact@swann-dcs.com !
